Основные причины перейти на электронный документооборот в логистике

Электронный документооборот пришел в логистику только в 2022 году, и не все владельцы компаний научились правильно работать с ним. Пока что в области грузоперевозок есть возможность использовать традиционные бумажные формы. Но в ближайшем будущем планируется полный переход на электронный документооборот (ЭДО) в сфере логистики. В этой статье разберем основные причины, почему стоит перейти на цифровую форму документов как можно быстрее.

Расходы

Использование бумажных перевозочных документов влечет за собой затраты. Владельцу бизнеса необходимо выделить деньги на распечатку, хранение, а также последующее уничтожение бумаг. В случае работы с электронными перевозочными документами эти затраты исчезают.

Ошибки в документах

Опечатки, неточности или неправильно указанные данные требуют исправлений, которые включают в себя повторную печать документа, подписание и передачу контрагентам. Все это забирает время и приводит к дополнительным затратам.

Отслеживание статуса

Когда документы печатаются на бумаге, становится невозможно отследить их местоположение: узнать, достигли ли они адресата, были ли подписаны контрагентом, а также выяснить, вносились ли замечания.

В контексте использования систем электронного документооборота в логистике у участников взаимодействия всегда есть доступ к перевозочным документам через веб-интерфейс или программу учета.

Скорость

При использовании традиционных бумажных носителей сначала необходимо ожидать, пока грузополучатель подпишет документ и передаст его обратно транспортной компании. После этого организации необходимо также поставить подпись, составить и отправить письмом или с курьером счет на оплату. В итоге между моментом сдачи груза и получением оплаты могут пройти недели.

Обмен электронными документами осуществляется согласно четким форматам, которые регламентируются Федеральной налоговой службой РФ. Процесс максимально автоматизирован: для создания, проверки и отправки достаточно совершить несколько кликов мышью и применить квалифицированную электронную подпись.

Переход в цифровой формат в области логистики экономит не только время, но и деньги владельца бизнеса. При этом часть обязанностей по работе с документами автоматизируется с помощью сервиса. Это позволяет начальству сократить штат сотрудников, занимающихся заполнением и отправкой бумажных документов и, как следствие, уменьшить затраты на выплату заработной платы.

До 6 000 за год обучения. Узнали, на каких специальностях в белорусских вузах самые высокие ценники